Dlhý dokument sa nezačne rozpadať až pri päťdesiatej strane. Problém vzniká už pri prvom nadpise, ktorý niekto zväčší ručne. Štýly vo Worde oddeľujú význam textu od vzhľadu a umožnia upraviť celý dokument jednou zmenou.
Najprv navrhnite hierarchiu
Pred písaním si určte tri úrovne: hlavné kapitoly, podkapitoly a kratšie oddiely. Hlavný názov dokumentu nie je ďalšia kapitola; použite preň samostatný štýl názvu. Bežný text ponechajte v štýle Normálny a zoznamy riešte príslušnými štýlmi zoznamov. Tak nevznikne zmes náhodných odsadení.
Význam
Štýl hovorí, čo odsek predstavuje. Táto informácia pomáha obsahu, navigačnej table aj prístupnosti.
Vzhľad
Písmo, medzery, farba a číslovanie sa nastavia centrálne. Ručné výnimky zostanú obmedzené.
Vytvorte malú a zrozumiteľnú súpravu
Začnite vstavanými štýlmi a upravte ich podľa firemného vizuálu. Pre Nadpis 1 nastavte väčšiu medzeru pred kapitolou, pre Nadpis 2 miernejší odstup a pre bežný text pohodlné riadkovanie. Namiesto desiatich podobných štýlov vytvorte len tie, ktoré majú jasné použitie: názov, tri úrovne nadpisov, bežný text, poznámku a prípadne popis obrázka.
Pozor: Pri úprave štýlu skontrolujte voľby „Zachovať s nasledujúcim“ a „Zachovať riadky spolu“. Nadpis nemá zostať osamotený na spodku strany, ale nevhodné nastavenie môže vytvárať veľké prázdne plochy.
Postup pre stabilný dokument
- Vyčistite ručné formátovanie. Na skúšobnej kópii označte odseky podľa ich funkcie, nie podľa aktuálneho vzhľadu.
- Priraďte štýly. Kapitoly označte úrovňami nadpisov a skontrolujte ich poradie v navigačnej table.
- Upravte definície. Zmeňte písmo, farbu, medzery a odseky priamo v štýle. Zmena sa prenesie na všetky miesta.
- Vložte automatický obsah. Word ho zostaví z nadpisov a po úpravách ho možno aktualizovať vrátane čísiel strán.
- Uložte vzor. Overený základ uložte ako šablónu, aby nové smernice nezačínali kopírovaním starých chýb.
Číslovanie nech patrí štýlom
Ak smernica potrebuje kapitoly 1, 1.1 a 1.1.1, použite viacúrovňový zoznam prepojený s úrovňami nadpisov. Čísla nevpisujte ručne. Po presunutí kapitoly sa tak prepočítajú automaticky a krížové odkazy zostanú presnejšie.
Pri rozsiahlejšom dokumente používajte zalomenie strany iba tam, kde sa kapitola musí začať na novej strane. Rad prázdnych odsekov sa po doplnení textu posunie a rozbije sadzbu. Rovnako nevkladajte medzery pomocou opakovaného stláčania medzerníka; použite odsekové nastavenia alebo tabuľku bez okrajov iba v prípadoch, keď má obsah skutočne tabuľkovú štruktúru.
Pre tabuľky, obrázky a prílohy vytvorte jednotné popisy. Automatické titulky sa dajú číslovať a použiť v krížových odkazoch, takže veta „pozri obrázok 4“ zostane správna aj po vložení nového obrázka na začiatok. Rovnaký princíp využite pri odkazoch na kapitoly: nevpisujte číslo kapitoly ručne, ale vložte krížový odkaz na príslušný nadpis.
Kontrola pred odovzdaním
Aktualizujte celý obsah, skontrolujte navigačnú tabuľu a prejdite dokument v zobrazení viacerých strán. V PDF overte odkazy, čísla strán, hlavičky a siroty na koncoch strán. Skúška na inom počítači odhalí chýbajúce písma alebo odlišné zalomenie.
- Každá kapitola má správnu úroveň nadpisu.
- Obsah sa aktualizuje bez ručných zásahov.
- Číslovanie kapitol je prepojené so štýlmi.
- Šablóna používa iba schválené písma.
Štýly šetria opravy na konci
Keď štruktúru dokumentu nesú štýly, jedna zmena upraví desiatky strán. Dokument zostáva čitateľný, navigovateľný a pripravený na ďalšie vydanie.