Prístupný dokument nie je špeciálna verzia určená iba malej skupine ľudí. Je to prehľadný súbor so správnou štruktúrou, zrozumiteľnými odkazmi, opísanými obrázkami a čitateľným kontrastom. Taký dokument sa zároveň ľahšie upravuje, exportuje aj opakovane používa vo firme.
Začnite logickou štruktúrou
Najčastejšou chybou je ručné zväčšovanie a zvýrazňovanie textu namiesto použitia štýlu nadpisu. Vizuálne môže výsledok vyzerať rovnako, ale čítačka obrazovky ani obsah dokumentu nerozpoznajú hierarchiu. Nadpisy používajte v správnom poradí a nepreskakujte úrovne iba kvôli vzhľadu. Zmenu písma či farby riešte úpravou štýlu, nie každého odseku zvlášť.
Dobrá štruktúra
Jeden jasný názov, logické nadpisy, krátke odseky a zoznamy vytvorené nástrojom na odrážky alebo číslovanie.
Riziková skratka
Medzery na zarovnanie, prázdne riadky, textové znaky namiesto odrážok a tabuľky použité iba na rozloženie stránky.
Obrázky, odkazy a farby
Alternatívny text má stručne vysvetliť účel obrázka v danom kontexte. Neopisujte každý dekoratívny detail a nezačínajte slovami „obrázok zobrazuje“. Ak je prvok iba ozdobný, označte ho ako dekoratívny. Odkaz nepomenúvajte neurčito „kliknite sem“; čitateľ má z textu odkazu pochopiť cieľ aj mimo okolitej vety. Informáciu nikdy neodovzdávajte iba farbou.
- Pripravte obsah. Najskôr usporiadajte nadpisy a odseky, až potom dolaďujte vzhľad a medzery.
- Skontrolujte obrázky. Doplňte užitočný alternatívny text alebo označte čisto dekoratívne prvky.
- Prejdite odkazy a tabuľky. Použite opisné názvy, hlavičky stĺpcov a čo najjednoduchšiu štruktúru tabuliek.
- Spustite kontrolu prístupnosti. Opravte chyby a upozornenia, potom dokument znova skontrolujte.
Tabuľka má zobrazovať údaje, nie rozloženie
Zložité zlúčené bunky, prázdne stĺpce a pevná šírka sťažujú čítanie aj zobrazenie na menšej obrazovke. Ak tabuľku potrebujete, pridajte zrozumiteľné hlavičky a zachovajte jednoduché riadky a stĺpce. Pri dlhších údajoch zvážte, či by nebol prehľadnejší zoznam alebo viac menších tabuliek. Dokument si skúšobne otvorte aj na telefóne.
- Nadpisy tvoria súvislú a zrozumiteľnú hierarchiu.
- Každý dôležitý obrázok má výstižný alternatívny text.
- Text zostáva čitateľný aj bez farebného rozlíšenia.
- Odkazy pomenúvajú cieľ a tabuľky majú jasné hlavičky.
Kontrola pred exportom do PDF
Kontrolu prístupnosti spustite ešte v zdrojovom dokumente, nie až po vytvorení PDF. Opravte chyby aj upozornenia a potom výsledok prezrite vizuálne. Pri ukladaní zachovajte značky štruktúry dokumentu, aby sa nadpisy, odkazy a alternatívne texty mohli preniesť do PDF. Nakoniec overte poradie čítania, funkčnosť odkazov a možnosť označiť text.
Vytvorte firemnú šablónu
Keď firma používa rovnaké ponuky, zápisnice alebo návody, pripravte schválenú šablónu so štýlmi, farbami a vzorovou tabuľkou. Pridajte krátky kontrolný zoznam pre autora. Tým sa prístupnosť nestane jednorazovou opravou na konci, ale prirodzenou súčasťou tvorby každého nového dokumentu.
Krátky používateľský test
Požiadajte kolegu, ktorý dokument nepozná, aby v ňom našiel jednu konkrétnu informáciu iba pomocou nadpisov a klávesnice. Sledujte, či je poradie prirodzené, význam odkazov jasný a dôležité upozornenia pochopiteľné aj bez farby. Päťminútový test často odhalí problém, ktorý automatická kontrola neoznačí.
Výsledok
Správna štruktúra šetrí čas autorovi a sprístupňuje obsah širšiemu publiku. Najväčší prínos prináša pravidelný postup: šablóna, vstavané štýly, priebežná kontrola a krátke ručné overenie pred zverejnením.