Pri opakovaných správach často robíte rovnakú sériu úkonov: označíte správu ako prečítanú, presuniete ju do priečinka, priradíte kategóriu a niekedy ju prepošlete kolegovi. Rýchly krok dokáže tieto úkony spojiť do jedného vedomého príkazu.
Kedy zvoliť rýchly krok a kedy pravidlo
Rýchly krok
Spúšťa sa ručne nad vybranou správou. Hodí sa tam, kde rovnaký postup opakujete často, ale pred vykonaním chcete správu skontrolovať.
Pravidlo
Spracúva prichádzajúcu poštu automaticky podľa podmienok. Je užitočné pre stabilné a jednoznačné situácie, napríklad systémové oznámenia od jedného odosielateľa.
Rozdiel je dôležitý najmä pri faktúrach, reklamáciách či žiadostiach zákazníkov. Automatické pravidlo môže nečakane skryť správu, ak sa zmení predmet alebo odosielateľ. Rýchly krok šetrí čas až po ľudskej kontrole obsahu.
Navrhnite jeden konkrétny pracovný postup
- Pomenujte výsledok. Názov „Spracované faktúry“ je zrozumiteľnejší než všeobecné „Presunúť“. Používateľ hneď vie, čo sa po spustení stane.
- Pridajte iba potrebné akcie. Začnite presunom do cieľového priečinka a označením ako prečítané. Kategóriu alebo preposlanie pridajte len vtedy, ak patria do každého prípadu.
- Zvoľte bezpečné poradie. Najprv vykonajte označenie či kategorizáciu, až potom presun. Pri odpovedi alebo preposlaní nechajte používateľovi možnosť text pred odoslaním skontrolovať.
- Otestujte kópiu správy. Skúšku urobte na nedôležitej pošte a overte cieľový priečinok, stav prečítania, kategóriu aj prípadného adresáta.
Dôležité: Microsoft upozorňuje, že vykonaný rýchly krok sa nedá spoľahlivo vrátiť bežným príkazom späť. Nepoužívajte preto trvalé odstránenie ani automatické odoslanie tam, kde môže mať omyl obchodné alebo právne následky.
Začnite tromi bezpečnými scenármi
Prvým môže byť vybavená interná požiadavka: priradiť zelenú kategóriu, označiť ako prečítané a presunúť do priečinka Vybavené. Druhým je správa pre účtovníctvo: priradiť kategóriu Faktúry a pripraviť preposlanie na firemnú adresu bez okamžitého odoslania.
Tretím scenárom je následná úloha. Správu označte príznakom a presuňte do priečinka Na kontrolu. Termín a zodpovednú osobu však evidujte v dohodnutom pracovnom systéme; samotný priečinok pošty nie je náhradou za riadenie úloh.
Údržba je rovnako dôležitá ako vytvorenie
Raz za štvrťrok skontrolujte, či cieľové priečinky stále existujú a či adresáti nezmenili úlohu. Staré kroky odstráňte alebo premenujte. Pri spoločných postupoch uložte krátky opis do interného návodu, pretože nastavenie jedného používateľa nemusí automaticky predstavovať jednotný proces celého tímu.
Ak krok používa viac ľudí, dohodnite rovnaké názvy kategórií a priečinkov. „Hotovo“ môže pre obchod znamenať odoslanú ponuku, zatiaľ čo pre účtovníctvo úplne zaúčtovaný doklad. Nejasný názov vytvára iba rýchlejšiu nejednotnosť. Ku každému spoločnému kroku preto napíšte jednu vetu s podmienkou použitia a očakávaným výsledkom.
Sledujte aj počet krokov v galérii. Dlhý zoznam spomaľuje výber a zvyšuje riziko omylu. Najpoužívanejšie kroky ponechajte na viditeľnom mieste, zriedkavé presuňte nižšie a neaktuálne odstráňte. Klávesovú skratku prideľte až po zaučení; používateľ musí vedieť, akú postupnosť spúšťa bez otvorenia podrobností.
- Názov hovorí, aký výsledok krok vytvorí.
- Správa sa pred spustením vždy vedome vyberie.
- Akcie neobsahujú nevratné odstránenie.
- Adresát a cieľový priečinok boli overené skúšobnou správou.
Menej kliknutí bez straty kontroly
Dobre navrhnutý rýchly krok odstraňuje opakované úkony, no rozhodnutie ponecháva človeku. Začnite jednoduchým presunom a kategóriou, výsledok otestujte a zložitejšie akcie pridávajte až po overení.