Nová inštalácia Outlooku ešte neznamená, že sa automaticky prenesie celý pracovný kontext. Pri účte so synchronizovanou schránkou sa veľa údajov načíta zo servera, no miestne archívy, kontakty alebo kalendáre môžu zostať iba v starom počítači.
Najprv zistite, kde sú údaje
Synchronizovaný účet
Pri pracovnom účte Exchange alebo inom serverovom účte sa po prihlásení spravidla znova stiahne obsah schránky. Stále však treba preveriť miestne priečinky, archívy a položky uložené mimo servera.
Miestny archív PST
Súbor PST môže obsahovať správy, kontakty a kalendár. Microsoft umožňuje export jedného účtu naraz, preto si pri viacerých schránkach pripravte samostatný a jasne pomenovaný súbor pre každú z nich.
Zapíšte si adresy účtov, veľkosť priečinkov a umiestnenie archívov. Samostatne zaznamenajte podpisy, pravidlá, doplnky a nastavenia odosielania. Export pošty nie je úplnou kópiou celej konfigurácie Outlooku.
Postup bez zbytočného rizika
- Aktualizujte a upracte starý Outlook.Dokončite synchronizáciu, odstráňte nepotrebné veľké prílohy a skontrolujte, či sa dôležité priečinky zobrazujú bez chyby.
- Vytvorte export.V sprievodcovi importom a exportom zvoľte export do súboru PST, vyberte správny účet a zahrňte podpriečinky. Súbor pomenujte dátumom a názvom schránky.
- Uložte dve kópie.Jednu ponechajte na bezpečnom úložisku a druhú použite na prenos. PST obsahuje citlivú komunikáciu, preto ho neposielajte bežnou prílohou a chráňte prístup k médiu.
- Nainštalujte Office a pridajte účet.Na novom počítači najprv nastavte schránku a nechajte dokončiť synchronizáciu. Až potom importujte miestne údaje, aby ste lepšie rozlíšili serverový obsah od archívu.
- Importujte a overte.Pri importe vyberte správny cieľ, rozhodnite o duplicitách a po dokončení porovnajte počty položiek, vyhľadanie staršej správy, kontakty aj udalosti v kalendári.
Dôležité: súbor PST nekopírujte počas otvoreného Outlooku a nepoužívajte jedinú pracovnú kópiu priamo zo synchronizovaného cloudového priečinka. Najprv Outlook zatvorte a vytvorte samostatnú, nemennú záložnú kópiu.
Čo preveriť pred vyradením starého počítača
- Nová schránka prijíma a odosiela správy zo správnej adresy.
- Staršie správy možno vyhľadať podľa odosielateľa aj dátumu.
- Kontakty obsahujú telefónne čísla, poznámky a firemné údaje.
- Kalendár zobrazuje budúce udalosti, opakovania a pripomienky.
- Podpisy, pravidlá, zdieľané schránky a doplnky boli skontrolované osobitne.
Ak ide o firemné zariadenie, presun odsúhlaste so správcom. Ten môže namiesto ručného exportu použiť centrálnu migráciu, pravidlá uchovávania alebo obnovu zo zálohy. Pri veľkej schránke urobte najprv skúšku na malej vzorke.
Ako pracovať s duplicitami
Pri importe si vopred vyberte pravidlo pre rovnaké položky. Automatické vytvorenie duplikátov je bezpečné pre pôvodné údaje, ale môže zahltiť schránku; ich nahradenie zasa vyžaduje istotu, že export je novší. Pri dôležitej schránke najprv importujte do samostatného dočasného priečinka a výsledok porovnajte.
Po overení presuňte iba potrebné priečinky a sledujte, či sa nezmenili dátumy, kategórie alebo prílohy. Starý export uchovajte podľa firemnej lehoty, následne ho bezpečne odstráňte zo zariadení, na ktorých už nemá byť. Do protokolu uveďte aj dátum a osobu, ktorá úplnosť potvrdila.
Súvisiace riešenia a návody
Office 2024 vo firmeKontrolovaný plán nasadenia
Office 2024 alebo Office 365Porovnanie licenčných modelov
Plán prechodu z Office 2021Príprava pred zmenou verzie
Starý počítač je posledná poistka
Presun ukončite až po praktickej kontrole obsahu a odoslaní skúšobnej správy. Dve kópie exportu, jasné názvy a zoznam osobitných nastavení výrazne znižujú riziko straty.