Access v Office 2021: zdieľaná databáza bez poškodenia súboru
Jeden súbor databázy položený na spoločnom disku môže pri súbežnej práci pôsobiť jednoducho, no prenáša cez sieť aj formuláre, zostavy a programovú logiku. Bezpečnejšie usporiadanie oddeľuje spoločné údaje od používateľského rozhrania.
Prečo jeden spoločný súbor nestačí
Ak všetci otvárajú rovnaký úplný súbor, každá zmena rozhrania aj bežná práca závisí od kvality sieťového spojenia. Výpadok, nečakané vypnutie počítača alebo nestabilné bezdrôtové pripojenie môže prerušiť zápis. Zároveň je náročnejšie nasadiť opravený formulár bez toho, aby sa dotkla živých údajov.
Dátová časť
Obsahuje spoločné tabuľky a ich vzťahy. Patrí do priečinka, ku ktorému majú používatelia iba potrebné oprávnenia na čítanie, zápis, vytváranie a odstraňovanie súborov.
Používateľská časť
Obsahuje formuláre, dotazy, zostavy, makrá a programové moduly. Jej samostatná kópia má byť uložená na každom pracovnom počítači.
Najprv pripravte bezpečnú kópiu
Pred rozdelením zastavte zápis, požiadajte všetkých o zatvorenie databázy a vytvorte overenú zálohu. Skontrolujte, či databáza nemá poškodenie, a až potom použite nástroj na rozdelenie databázy. Microsoft odporúča umiestniť dátovú časť do sieťového priečinka a používateľskú časť distribuovať jednotlivým používateľom.
Dôležité: Databázový súbor Access neumiestňujte do priečinka, ktorý sa priebežne synchronizuje medzi počítačmi ako bežné dokumenty. Synchronizačné konflikty nevytvárajú transakčný databázový server a môžu vyrobiť rozdielne kópie.
Postup bez dlhého výpadku
- Zastavte úpravy. Určte krátke servisné okno, zatvorte databázu a urobte úplnú zálohu.
- Rozdeľte súbor. Vytvorte dátovú časť s tabuľkami a používateľskú časť s ostatnými objektmi.
- Nastavte priečinok. Použite stabilné káblové spojenie, jednotnú sieťovú cestu a skupinové oprávnenia.
- Rozdajte miestne kópie. Každý počítač dostane vlastnú používateľskú časť, nie odkaz na jednu spoločnú kópiu.
- Otestujte súbeh. Dvaja používatelia súčasne vytvoria, upravia a vyhľadajú skúšobný záznam.
Aktualizácie patria do používateľskej časti
Keď zmeníte formulár alebo zostavu, pripravte novú označenú verziu používateľskej časti a nahraďte miestne kópie. Dátová časť pritom zostáva na serveri. Ak sa mení štruktúra tabuľky, postupujte osobitne: najskôr záloha, potom riadená zmena schémy a test prepojení.
Ku každému vydaniu si zapíšte číslo verzie, dátum a zoznam zmien. Pri štarte aplikácie možno zobraziť verziu používateľskej časti, aby podpora rýchlo zistila, kto pracuje so starým formulárom. Pravidelne skúšajte aj obnovu zálohy, nielen jej vytvorenie.
Údržbu robte v čase, keď nikto nezapisuje. Sledujte rast súboru, odstraňujte nepotrebné dočasné údaje a po overenej zálohe použite nástroje na komprimovanie a opravu. Zálohy uchovávajte v niekoľkých generáciách, aby poškodenie objavené neskôr neprepísalo poslednú použiteľnú kópiu.
Kedy už Access nestačí
Rozdelená databáza je vhodná pre menší tím v spoľahlivej miestnej sieti. Ak sa pripájajú vzdialené pobočky, počet súbežných zápisov výrazne rastie, potrebujete podrobné serverové oprávnenia alebo nepretržitú dostupnosť, zvážte presun tabuliek na databázový server. Formuláre Accessu môžu zostať používateľským rozhraním, no údaje spravuje odolnejšia serverová vrstva.
Taký presun plánujte ako samostatný projekt. Zmerajte používané dotazy, otestujte dátové typy a výkon a pripravte návratový plán. Samotné presunutie tabuliek nevyrieši pomalé formuláre ani nekvalitný návrh.
- Každý používateľ pracuje s vlastnou miestnou používateľskou časťou.
- Spoločný priečinok má skupinové oprávnenia a stabilnú sieťovú cestu.
- Záloha pokrýva dátovú časť aj zdrojovú verziu aplikácie.
- Súbežný zápis bol otestovaný pred ostrým používaním.
Oddeľte údaje od rozhrania
Rozdelenie nezmení Access na veľký databázový server, ale pri menšom tíme výrazne zjednoduší aktualizácie, zníži sieťovú záťaž a udrží jednu kontrolovanú kópiu firemných údajov.