Pri pripomienkovaní zmluvy alebo smernice vznikajú komentáre, sledované zmeny a viaceré kópie. Najväčšie riziko prichádza na konci: tím odošle súbor, ktorý vyzerá čisto, no stále obsahuje odmietnuté návrhy, interné poznámky alebo nezatvorenú diskusiu.
Určte jedného správcu finálnej verzie
Každý môže pripomienkovať, ale iba určená osoba by mala vytvoriť finálny súbor. Zozbiera rozhodnutia, odstráni duplicity a skontroluje, či sa obsah zhoduje so schválením. Pracovné kópie uchovajte oddelene a nepoužívajte názvy „final2“ alebo „najnovšie“. Zaveďte číslo revízie a dátum.
Zobrazte všetky značky
Jednoduché zobrazenie môže zmeny skryť, nie odstrániť. V časti Revízia nastavte všetky značky a prejdite vloženia, odstránenia, zmeny formátovania aj komentáre. Microsoft odporúča zmeny prijať alebo odmietnuť; až toto rozhodnutie ich odstráni z procesu revízie.
Rozhodujte po jednej logickej časti
Pri dlhom dokumente postupujte podľa kapitol. Po každej časti skontrolujte číslovanie, krížové odkazy a definované pojmy. Hromadné prijatie všetkých zmien je vhodné iba vtedy, keď už zodpovedná osoba každú z nich preskúmala. Komentár označený ako vyriešený nemusí byť z výsledného súboru odstránený.
Odovzdanie českému partnerovi
Ronsoft.cz je český obchod v spoločnej vlastníckej sieti Ronsoft; odkaz uvádza túto väzbu transparentne a nejde o nezávislé odporúčanie. Pri slovensko-českom dokumente potvrďte, ktorá jazyková verzia je rozhodujúca, kto schválil terminológiu a či partner dostáva pracovný Word alebo iba schválené PDF.
Spustite kontrolu dokumentu
Po prijatí zmien odstráňte interné komentáre a použite kontrolu skrytých informácií. Skontrolujte vlastnosti súboru, osobné údaje, skrytý text, hlavičky, päty a vložené objekty. Neodstraňujte položky bez rozmyslu z jedinej pracovnej kópie; kontrolu robte na súbore určenom na externé odovzdanie.
Porovnajte Word a PDF
Ak odovzdávate oba formáty, musia vzniknúť z tej istej finálnej verzie. Po exporte porovnajte počet strán, nadpisy, tabuľky, odkazy a prílohy. Otvorte súbory na inom počítači, aby sa ukázali problémy s písmami alebo zalomením. Do sprievodnej správy napíšte presný názov schválenej verzie.
Archivujte finálny súbor spolu s pracovnou kópiou, ktorá zachováva históriu rozhodnutí, ale neposielajte internú históriu automaticky partnerovi. Proces uzavrite záznamom o schválení. Čistý vzhľad nestačí; dôležité je, aby neostala žiadna nerozhodnutá zmena.
Primárne zdroje
Uzavrite aj technické vlastnosti súboru
Pred odoslaním nastavte jazyk korektúry pre slovenské aj české časti a aktualizujte všetky polia, obsah a krížové odkazy. Skontrolujte, či sa pri aktualizácii nezmenilo číslovanie príloh alebo obrázkov. Odstráňte dočasné záložky, ak nemajú zostať súčasťou finálneho dokumentu.
Vlastnosti súboru môžu obsahovať meno autora, starý názov projektu alebo internú cestu. Skontrolujte ich spolu s históriou komentárov. Finálny Word aj PDF uložte do schváleného archívu s rovnakým číslom revízie. Príjemca potom vie, že oba formáty opisujú totožný schválený obsah.
Na záver požiadajte kolegu, aby súbor otvoril bez kontextu a našiel schválenú verziu, prílohy a dátum účinnosti. Ak ich musí hľadať v sprievodných správach, označenie dokumentu ešte nie je dostatočne jednoznačné. Krátky nezávislý test odhalí chyby, ktoré autor po mnohých revíziách už nevníma.
Vykonané kontroly stručne zaznamenajte pre bezpečné zopakovanie postupu.