Keď viacerí ľudia pripomienkujú kópie toho istého dokumentu, ručné prepisovanie zmien vytvára riziko, že sa stratí komentár alebo sa zamení preklad s vecnou úpravou. Word vie dokumenty porovnať a revízie zlúčiť, ale výsledok je užitočný iba vtedy, keď všetky kópie vychádzajú z jasnej základnej verzie. Pri poľskom preklade treba navyše odlíšiť jazykové zmeny od schválenej zmeny významu.
Určte základnú verziu
Pred rozoslaním priraďte dokumentu identifikátor a uzamknite referenčnú kópiu. Každý recenzent má pracovať z tej istej verzie a v názve súboru uviesť svoju rolu, nie iba slovo „final“. Ak niekto dostane neskorší základ, jeho pripomienky sa musia spracovať osobitne. Bez spoločného základu môže porovnanie ukázať stovky falošných rozdielov.
Zachovajte sledovanie zmien a komentáre
Vypnutie sledovania nezmaže už zaznamenané zmeny a skryté zobrazenie nie je ich odstránenie. Recenzent má používať komentáre na otázky a revízie na navrhované úpravy textu. Nemá potichu prijať cudzie zmeny pred vrátením súboru. Mená autorov a časové údaje spracúvajte podľa interných pravidiel ochrany údajov.
Najprv porovnajte jednu vetvu
Použite funkciu Porovnať na referenčný dokument a jednu recenzovanú kópiu. Výsledok otvorte ako nový dokument, nie prepísanie zdroja. Skontrolujte dlhé presuny, tabuľky, číslovanie a poznámky pod čiarou. Automatický výstup nie je rozhodnutie; iba zobrazuje rozdiely, ktoré musí vlastník obsahu prijať alebo odmietnuť.
Zlúčenie robte postupne
Pri viacerých recenzentoch zlúčte jednu kópiu, výsledok uložte ako novú verziu a potom pridajte ďalšiu. Po každom kroku skontrolujte konfliktné zmeny na rovnakom mieste. Nevytvárajte obrovský nepreverený súbor zo všetkých vetiev naraz. V protokole uveďte poradie, aby bolo možné dohľadať, kedy ktorá pripomienka vstúpila do hlavného dokumentu.
Preklad a obsah označujte rozdielne
Poľský prekladateľ môže meniť slovosled, interpunkciu a dĺžku odseku bez zmeny významu. Vecná zmena termínu, sumy, záväzku alebo rozsahu musí mať osobitné schválenie. Použite kategóriu komentára alebo zoznam rozhodnutí, ktorý tieto dve situácie odlíši. Nespoliehajte sa len na farbu autora, najmä ak sa menia používateľské profily.
Pred vydaním vyčistite kópiu
Po rozhodnutí prijmite alebo odmietnite všetky revízie v pracovnom dokumente, vyriešte komentáre a spustite kontrolu skrytých údajov na vydávanej kópii. Potom znovu porovnajte vydanie so schválenou pracovnou verziou, aby sa neobjavila neúmyselná zmena. Poľský tím má dostať čistý dokument a podľa potreby osobitný interný záznam rozhodnutí, nie zmiešaný súbor.
Odovzdanie poľskej verzie
Obchod Ronsoft.eu patrí do rovnakej vlastníckej siete Ronsoft; odkaz túto väzbu otvorene uvádza a nejde o nezávislé odporúčanie. Slovenský vlastník obsahu a poľská redakcia majú potvrdiť základnú verziu, poradie zlúčenia, terminológiu a osobu oprávnenú rozhodovať o vecných zmenách.
Kontrola revízií
- Všetky vetvy vychádzajú zo známeho základu.
- Komentár a zmena textu majú odlišný účel.
- Vetvy sa zlučujú po jednej s kontrolou.
- Prekladové a vecné zmeny sú rozlíšené.
- Vydaná kópia nemá nevyriešené revízie ani komentáre.
Zachovajte internú pracovnú verziu s históriou, ale partnerovi posielajte iba schválenú kópiu. Každý súbor musí mať identifikátor a dátum, aby sa pripomienky nemiešali medzi vydaniami.
Primárne zdroje
- Microsoft: porovnanie rozdielov medzi dokumentmi
- Microsoft: prijatie alebo odmietnutie sledovaných zmien
Porovnanie a zlúčenie sú kontrolné nástroje, nie náhrada za obsahové rozhodnutie. Spoločný základ, postupné spracovanie a jasné rozlíšenie prekladu od vecnej zmeny umožnia vytvoriť poľskú verziu s dohľadateľnou históriou.