Dve rovnaké hodnoty v stĺpci objednávky nemusia byť automaticky chyba. Jeden export môže mať jeden riadok na objednávku, iný jeden riadok na položku, dopravu alebo dobropis. Funkcia na odstránenie duplicít pritom maže celé záznamy podľa zvolených stĺpcov. Pri českom objednávkovom exporte treba najprv určiť obchodný kľúč, duplicity iba označiť a až potom rozhodovať o zlúčení alebo odstránení.
Definujte, čo predstavuje jeden riadok
Zistite, či je zrnom tabuľky objednávka, položka, platba alebo zásielka. Samotné číslo objednávky môže byť legitímne opakované pri viacerých produktoch. Jedinečný kľúč potom môže tvoriť kombinácia objednávky a čísla položky, prípadne zdrojový identifikátor. Definíciu zapíšte do pracovného listu, aby ďalší používateľ neodstránil platné riadky.
Zachovajte pôvodný súbor
Export nechajte nezmenený a kontrolu robte v kópii alebo v načítanom dotaze. Microsoft odporúča pred odstránením duplicít pôvodný rozsah skopírovať, pretože operácia údaje trvalo maže. Súbor označte dátumom, zdrojom, počtom riadkov a kontrolným súčtom. Tým sa dá neskôr dokázať, či chyba vznikla už v exporte alebo počas úpravy.
Najprv duplicity zvýraznite
Použite podmienené formátovanie alebo pomocný stĺpec na označenie hodnôt, ktoré sa opakujú podľa schváleného kľúča. Zoraďte skupiny vedľa seba, ale nemeníte poradie v jedinej pôvodnej kópii bez záznamu. Pri identifikátoroch zachovajte textový formát, aby sa nestratili vedúce nuly alebo aby sa dlhé číslo nezmenilo na vedecký zápis.
Rozdeľte prípady podľa príčiny
Každú skupinu označte ako legitímne viac položiek, presnú technickú kópiu, zmenu stavu, dobropis alebo nejasný prípad. Porovnajte dátum, sumu, zákaznícky identifikátor, produkt a zdrojový čas. Nevyberajte riadok iba preto, že je prvý. Ak sa hodnoty líšia, pravidlo musí určiť, či sa majú zlúčiť, ponechať alebo poslať späť vlastníkovi zdroja.
Odstránenie vykonajte na pracovnej vrstve
Až po schválení vyberte presne tie stĺpce, ktoré definujú technickú duplicitu. Výsledný počet odstránených a zostávajúcich riadkov zaznamenajte. Ak ide o opakovateľný mesačný proces, radšej vytvorte dotaz alebo skript s verziovaným pravidlom než ručný postup. Výnimky uchovajte v samostatnom zozname s dôvodom a zodpovednou osobou.
Overte výsledok súčtami
Porovnajte počet objednávok, položiek, súčet množstva, sumu podľa meny a počet jedinečných identifikátorov pred a po úprave. Český tím musí potvrdiť, že očakávané dobropisy a viacpoložkové objednávky zostali. Vyberte vzorku z každej kategórie duplicity a spätne ju dohľadajte v pôvodnom exporte. Až potom používajte vyčistený súbor na fakturáciu alebo report.
Spoločná kontrola s českým tímom
Obchod Ronsoft.cz patrí do rovnakej vlastníckej siete Ronsoft; odkaz túto väzbu transparentne uvádza a nie je nezávislým odporúčaním. Slovenský analytik a český vlastník exportu majú schváliť význam riadku, kľúč, kategórie výnimiek a kontrolné súčty.
Kontrola duplicít
- Význam jedného riadku je dokumentovaný.
- Pôvodný export zostal nezmenený.
- Duplicitné skupiny sú najprv len označené.
- Odstránenie používa schválenú kombináciu stĺpcov.
- Počty a sumy sedia so zdrojovým reportom.
Ak sa pravidlo zmení, spracujte znova celý súbor z pôvodného exportu. Neopravujte jednotlivé bunky bez stopy, pretože ďalší mesiac by sa rovnaký problém nedal spoľahlivo reprodukovať.
Primárne zdroje
- Microsoft: filtrovanie alebo odstránenie duplicitných hodnôt
- Microsoft: vyhľadanie a odstránenie duplicít
Nástroj Odstrániť duplicity je posledný krok, nie prvý. Najprv treba pochopiť dátový model, zachovať zdroj, klasifikovať opakovania a overiť súčty. Tak sa české viacpoložkové objednávky nestratia ako údajné chyby.