Pri hromadnej korešpondencii sa jedna chyba v zdrojovej tabuľke môže zopakovať v stovkách listov. Maďarské mená, poštové smerovacie čísla a viacriadkové adresy treba pripraviť ako riadené údaje. Ručné opravy v jednotlivých výsledných dokumentoch zničia opakovateľnosť a sťažia zistenie, komu bol odoslaný nesprávny list.
Upravte zdroj na jeden záznam v jednom riadku
Každý príjemca má mať jeden riadok a každá informácia samostatný stĺpec. Nepoužívajte zlúčené bunky, prázdne nadpisy ani medzisúčty. Stĺpce pomenujte jednoznačne: oslovenie, meno, ulica, PSČ, mesto, krajina a jazyk. Zdroj určený na zlúčenie oddeľte od analytických listov.
Identifikátory a PSČ nechajte ako text
Číselný formát môže odstrániť nuly alebo zmeniť dlhé číslo. PSČ, zákaznícke čísla a telefónne kontakty preto uchovávajte ako text. Dátumy a sumy majú mať v zdroji jasný formát. Microsoft odporúča pripraviť formátovanie už v Exceli, aby Word neprevzal nečakané zobrazenie.
Oslovenie pripravte ako schválenú hodnotu
Nespoliehajte sa na automatické odhadovanie oslovenia podľa mena. Použite samostatný stĺpec s textom, ktorý schválil vlastník dát. Pri chýbajúcej hodnote nastavte neutrálnu náhradu alebo záznam vyraďte na manuálnu kontrolu. Podmienené polia nesmú vytvoriť prázdny riadok alebo osamelú čiarku.
Maďarskú štruktúru potvrďte s miestnou stranou
Ronsoft.hu je maďarský obchod v spoločnej vlastníckej sieti Ronsoft; odkaz túto väzbu transparentne uvádza a nejde o nezávislé odporúčanie. Dohodnite poradie mena a adresy, jazyk krajiny a pravidlá pre firemné názvy ešte pred vytvorením dávky.
Náhľad musí pokryť krajné prípady
Skontrolujte najdlhší názov firmy, meno s diakritikou, viacriadkovú ulicu, chýbajúci titul a adresu do zahraničia. Overte zalomenie v obálkovom okienku a počet strán. Testovacie listy označte tak, aby sa nemohli zmiešať s finálnou zásielkou.
Výsledok porovnajte so zdrojom
- Počet vybraných príjemcov a vytvorených listov.
- Prvý a posledný záznam dávky.
- Náhodná vzorka mien, PSČ a miest.
- Záznamy vylúčené pre chýbajúce údaje.
- Číslo verzie zdroja a šablóny.
Chybu opravujte v zdrojovej tabuľke alebo šablóne a dávku vytvorte znova. Neupravujte potichu iba jeden výsledný list.
Primárne zdroje
Po schválení uložte finálnu dávku do riadeného úložiska a pracovné exporty s osobnými údajmi odstráňte podľa pravidiel organizácie. Schválenie musí odkazovať na konkrétnu verziu súboru, nie iba na všeobecný názov kampane.
Chráňte zdroj osobných údajov
Adresný zoznam sprístupnite iba ľuďom, ktorí pripravujú a schvaľujú dávku. Neposielajte ho spolu so šablónou, ak príjemca potrebuje iba výsledné listy. Počet exportovaných záznamov, dátum a zodpovednú osobu zapíšte do protokolu. Ak sa zoznam prenáša medzi tímami, použite schválené chránené úložisko a po dokončení odstráňte nepotrebné miestne kópie.
Pri opakovanej kampani nevychádzajte automaticky zo starej kópie. Načítajte aktuálny zdroj a znova vykonajte kontrolu chýbajúcich polí.
Pri elektronickom odosielaní nepoužívajte hromadnú korešpondenciu ako náhradu schváleného mailingového systému. Tento postup je vhodný na riadenú tvorbu dokumentov; distribúcia musí rešpektovať interné oprávnenia, súhlas a bezpečnostné pravidlá. Ak sa výsledky tlačia, zvyšné chybné výtlačky bezpečne zlikvidujte.